Desafios da comunicação em reuniões virtuais

Muitas pessoas têm discutido sobre como será o modelo de trabalho pós-pandemia. Será que o ideal é manter o trabalho remoto e dar mais flexibilidade para as pessoas ou será que é melhor voltar com o presencial e enfatizar as relações interpessoais e o contato entre elas? Ou será que, melhor ainda, é ter os dois modelos em um só e adotar o híbrido?

Independente de qual modelo sua empresa irá adotar, uma coisa é certa: as reuniões online vieram para ficar. Vamos confessar, é muito mais prático e rápido criar uma sala de reunião virtual, juntar todas as pessoas e discutir por alguns minutos (ou horas) do que marcar uma reunião presencial, gerenciar todas as agendas e ainda se preocupar com detalhes de logística da reunião. Enfim, podemos dizer que é um consenso que as reuniões virtuais irão permanecer em nossas vidas.

Mas, você já parou para analisar a qualidade da sua comunicação durante estas reuniões onlines? Será que você consegue transmitir todas as informações e mensagens? Será que você explora todos os recursos de comunicação como: fala, corpo, sinais, ambiente, etc.? Provavelmente não.

Em Agosto de 2020, uma notícia publicada pela Harvard Business Review chamou minha atenção. Nela, os autores falavam sobre como podemos aprender com os surdos/deficientes auditivos sobre comunicação virtual. O fato é que, estas pessoas que possuem alguma deficiência auditiva já adotam várias estratégias eficazes para se comunicar virtualmente e nós, podemos aprender muito com elas.

De acordo com Sabina Nawaz e Roberta J. Cordano, “as reuniões virtuais estão cheias de desafios. É difícil manter a continuidade, a conexão e a coerência. [..] Nossa atenção vagueia, e nós nos desligamos. Acima de tudo, estamos perdendo dados não verbais que podem tornar nossas conversas mais eficazes”. De fato, quando não estamos interagindo fisicamente com as pessoas, nos esquecemos dos dados não verbais presentes na comunicação. Por necessidade, a comunidade surda desenvolveu uma série de ferramentas e estratégias que podemos adotar no nosso cotidiano, durante nossas reuniões virtuais, para reduzir o tempo necessário para nos comunicarmos e para corrigir falhas de comunicação.

Dicas:

Mantenha o ritmo, não corra - durante as reuniões, observe o olhar dos participantes e garanta que você irá continuar uma fala se todos estiverem prestando atenção no que está sendo dito. Se alguém precisou desviar a atenção para tomar uma nota, você pode esperar que esta pessoa termine para depois continuar com o seu discurso.

Cultive a cooperação - busque sempre estabelecer um protocolo e controlar a conversa, Queremos que todos participem de forma plena e equitativa.

Expanda a sua imagem - não mostre apenas o seu rosto e pescoço no vídeo. O nosso corpo fala e a linguagem corporal transmite uma grande porcentagem da nossa mensagem. Procure expandir a sua imagem no vídeo, de forma que as pessoas possam ver, pelo menos, da sua cabeça até a altura do seu umbigo.

Use o “bate-papo” para dar maior clareza - as mensagens do bate-papo são uma excelente aliada se você quiser esclarecer algum ponto da conversa como: explicar uma sigla, dar mais detalhes sobre um tema, tirar dúvidas e, claro, evitar mal-entendidos e repetições desnecessárias.

Diante do novo normal, temos caminhos imprevisíveis e desafios constantes, mas podemos aprender novas técnicas e ferramentas com pessoas e comunidades que já tiveram que se adaptar para se inserirem na sociedade e se comunicarem de maneira eficiente. Neste caso, aprender as estratégias que os surdos e deficientes auditivos utilizam é de grande valia para qualquer pessoa. Ao incorporar mensagens visuais e controlar o ritmo das reuniões, tornamos a comunicação um processo colaborativo e, ao mesmo tempo, demonstramos empatia por nossos colegas de trabalho. Compartilhar a responsabilidade pela comunicação eficaz divide a tarefa e multiplica o resultado.

Fonte: Nawaz, S. & Cordano, R. (2020). What deaf people can teach others about virtual communication. Harvard Business Review. Acesso em: 31 de jan. de 2022, em: https://hbr.org/2020/08/what-deaf-people-can-teach-others-about-virtual-communication

Por Virginia Motta

Graduada em psicologa, pela UFF (Brasil), e mestra “jedi” em Gestão de Pessoas, pela Universidade do Algarve (Portugal), com foco em multiculturalismo, diversidade e inclusão.